성공하는 기업을 만들고 싶다면 회의문화는 이렇게
하루 업무 일과를 보면 나 아닌 다른 사람과 커뮤니케이션을 하는 것 자체가 마케팅이고, 사회생활일 수 있다. 건설적인 결과 도출과 성공을 위해 우리는 나 아닌 다른 사람과 이야기를 하고, 의사결정을 하며, 성공이라는 단어 두 글자를 세상에 알린다.
회의 그 안에서 우리는 실패와 성공의 절반을 맞보는 것이 사실이다. 이 글을 읽는 분들도 가장 최근 자신이 속한 기업이나 단체에서의 회의 풍경을 떠올려 보자. 그 회의가 효율적이고 생산적 이였으며, 가치가 있었는지 생각을 해본다면 지금의 이 실천지식이 여러분에게 공감대가 형성 될 것이고, 자신이 속한 곳에서 실천되고 정착되고 건설적인 자사만의 기업문화로 자리매김 되어지길 바라는 맘으로 이야기를 이어본다.
일상적인 회의 풍경 엿보기
사원 L씨, 아침에 출근을 하자마자 분주하다 오늘은 월요일 8시 아침 미팅이 있는데, 차가 밀려 10분 지각에 다이어리 볼 팬 하나 없이 팀 회의실 들어간다. 회의실 분위기는 팀장과 K대리 그리고 사원 L씨가 전부다 아직 M과장과 S대리 나머지 두 명의 동기는 오지 않았다.
팀장의 언성은 높아지고 ‘월요일 아침부터 지각인 거야 이래서여 어디 회의 하겠어’ 호통 분위기에 참석자들은 다이어리만 눈이 빠지게 처다 보고, 죄 없는 볼팬 만 만지작 만지작 거리는 분위기에 한 눈치 없는 동기는 ‘팀장님 저 화장실 좀 다녀 오면 안 될까요’ 한다.
8시 30분이 되어서야 나머지 팀원들이 입실을 하고 회의 본 취지는 어디 간데 없고 팀장이 화를 내고 본회의는 점심시간 전으로 연기되고 월요일 아침부터 팀원 모두는 일그러진 표정으로 회의실을 나간다.
일반 중소기업에 보편적으로 보는 최악의 회의시간의 풍경이 아니었나 싶다. 리더의 가치관이나 철학이 묻어 나오는 대목이다. 위 상황에서도 참석자들에 공지할 사실들을 전달하고 마치든가 아니면 바로 회의시간을 연장공지하고 월요일 한 주를 준비시키는 리더 팀장의 모습을 보여 주었다면 좋았을 것을 하는 부분이다.
회의의 구성원들을 보며 크게 3부류이다 리더, 진행자, 구성원 등 팀 단위, 부서단위 사장단 단위 등 단위 가 커지고 상향식으로 갈수록 회의 사간의 안배는 길어지겠지만, 시간은 곧 돈이다라는 인식 속에 회의 시간의 기본시간 지정은 기본이다. 규모 즉, 인원에 따라 회의의 안건 중요도 주재에 따라 시간설정이 설정되는 것이 좋겠지만, 평균 30분에서 50분 정도가 적정하다.
1주일에 1회 또는 2회가 좋은 편인데, 가급적이면 토요일 미팅은 삼가는 것이 좋다. 필자는 수요일 오전 10시 미팅을 선호하는 편인데 일주일 중에 가장 중요할 수 있는 시간대를 선택하고, 회의를 진해하는 이유는 중간 점검도 되고 일의 진행여부에 대한 코칭도 한번에 할 수 있기 때문에 선호를 하는 편이다.
회의가 잦고, 핵심 없는 회의는 누구나 싫어한다. 하지만 효율성을 높이고 건설적인 회의는 분명 속해 있는 조직의 발전을 가져오는 것이 사실이다.
회의의 목적은 여러 가지가 있으나 팀 단위의 회의는 보통 조직내 문제 해결을 위한 주제설정, 사원의 의견 수렴 및 애로사항 정검, 그리고 업무 진척도에 따른 중간 정검 등의 우선순위나 비중을 두고 하는 것이 좋은 회의문화다.
리더의 회의 Role
경청으로 시작해서 결론을 지어 주고, 회의가 부드럽고 경직되지 않게 이끌어가고 시간 엄수를 지켜 주는 것이 무엇보다 중요한 것이라고 본다. 아랫사람을 배려하는 문화 안에서 주제에 따른 의견에 반대하는 사원의 사기를 존중해주되 긍정적인 의견을 제사하는 사원에 힘을 싫어 주는 그런 마무리를 해주고, 리더로써 다음회의 안건을 공지하고 마무리 하는 것 또한 역할이라고 말할 수 있다.
서로존댓말을 사용하는 회의 문화 정착이 무엇보다 중요한 리더의 역할이 아닐까 싶다. 무엇 보다 중요한 것은 참여자들에게 리더는 적절하고 타이밍에 맞는 질문들을 던져 그 회의에 활력을 이끌어 낼 줄 알아야 한다.
마지막으로 당부하소 싶은 것이 있다면 회의 석상에서 마무리를 지시형으로 마무리 지을 것이라면 회의라는 방법이 아니라 1:1로 하는 것이 좋다. 회의의 기본은 양방향 인터엑티브한 커뮤니게이션임을 잊어서는 안 될 것이라고 본다.
진행자 또는 주재자회의 Role
부서급 이상이거나 사장단 회의 일 경우는 진행자가 별도를 있는 경우가 대부분이지만, 대부분 팀 단위의 회의는 팀장이 회의를 진행 하는 경우가 대부분이다. 이에 진행자로써의 역할을 짚어 보면 회의시간 통보, 회의시간 5분전 전원참석 확인, 회의의 목적, 소요시간, 장소, 참석인원 지정, 회의주제에 따른 자료 준비 등이다.
회의 중에 회의록 작성자를지정하고나 직접 해서 회의 후 배포하기 등도 진행자의 몫이다. 주의점의 역시나 1장으로 된 회의록을 만들고 반영하며 나머지는 첨부 자료화시켜 정보 공유를 해가는 것이다.
참여자의 회의 Role
회의 시간 5분전 입실, 사내미팅전용 노트 준비, 자신이 마실 차 준비, 보고할 사안에 따른 결과물 준비 1 (작성일, 작성자, 연락처, e메일등은 반드시 제목 및 에 기제하는 것 원칙) 페이지결과보고 준비 및 첨부자료 준비, 회의 진행 중 보고문은 사실만을 적용 보고하기, 평상시에 늘 아이디어를 생각하는 창의적 사고의 습관으로 무장해서 참여하기, 회의 때 발언 내용은 리 메모하고, 원쓰리(한가지주제에 3가지 핵심을 적어서 중복을 피하는 사실)발언을 한다.
추가적으로 자신이 이야기한 내용 역시 사내미팅 노트에 적고, 상대참석자들의 의견 역시 이름을 적어가며 모두 메모하는 것을 원칙으로 한다. 의사결정시 Yes 와 No를 명확히 하는 것도 참여자의 아주 중요한 몫이다. 그것이 참여자 또는 위사람을 '고려'하는 기본이기 때문이다.
Tip : 회의 중 7가지 좋은 메모습관
1. 오른쪽 페이지에서부터 시작한다.
2. 날짜, 시간, 요일을 오른쪽 상단에 기록한다.
3. 4줄의 칸을 뛰우고 회의 내용을 메모하고, 마지막 결론을 내릴 때 한 줄의 결론주제와 3줄 위 원쓰리 핵심사항을 기록하는 습관을 들여 본다.
4. 사내회의 전용 노트를 따로 사용하며, 회의 중에 나오는 이야기는 자세하고 세부적으로 메모해간다.
5. 아이디어는 회의 중에 나오는 수가 많으므로 아이디어 노팅은 반드시 별도 페이지에 하거나 BOX표시를 해서 별도로 관리하는 습관을 적는다.
6. 의견수렴을 할 때는 포스트잇을 나누어주고, 그곳에 이름/헨드폰번호/의견 3가지 정도씩을 기록하게 하고, A4종에 8장식 붙이고 복사해서 참여자 전원의 의견원문을 수렴하고 보관하고 정리 하는 방법은 매우 효율적이다.
7. 1Page짜리 회의록을 만들어 정리하고, 평가하고, 피드백 한다.
Tip : 발언시 주의할 사항
1. 회의는 무조건 사실을 근거로 발언하는 것이 좋다.
2. 기간과 시점을 명확히 제시하고 실천의지를 밝히는 발언을 한다.
3. 할 수 있는 것과 못하는 부분 참여자에게 부탁할 부분을 명확히 발언한다.
4. 회의특성에 따른 상황 파악을 하고 발언의 타이밍을 지키고 긍정적이고 창의적인 발언을 한다.
고용주니까 나는 사장이니까 식의 퇴보된 마인드를 가지고 있는 리더들을 관찰해보면 자신이 무언가를 할 때는 관심도 없다가 외부 미팅이 없거나 자신의 일이 없어 사무실에 있을 때 직원 들을 불러놓고 즉흥적으로 강압적으로 오전 내내, 오후 내내, 아니면 하루 종일 더나아가 밤샘 회의를 하는 리더들을 많이 볼 수 있다.
요즘은 '펀(Fun)'을 가미해서 노래방에서 회의를 한다거나 영화를 보기 전에 하고 영화를 본다거나, 맛있는 레스토랑에서 회의를 한다거나 등등 서로 즐거움을 만들어가며 편하게 할 수 있는 회의체험도 좋다.
무엇보다도 회의문화는 경직되지 않으면서 긍정적인 브레인스토밍을 통한 시너지가 나올 수 있어야 한다는 것이다. 시간을 너무 오래 끌어서 지루하지 않아야 하며, 참여자들의 시간 엄수는 기본이고,회의주제에 대한 철저한 준비를 통해 시간을 절약하고 효율성을 높이며, 긍정적이 회의를 이끌어가는 참여자에게 힘을 실어주는 그런 기업의 회의문화 정착이 무엇보다도 중요하다.
마지막으로 당부하고 싶은 것은 리더는 만장일치를 유도하는 회의를 의도적으로 이끌어 가지 말라는 것이다. 기업구성원의 사기저하는 물론 망해가는 지름길이기 때문이다. 이처럼 직원들과 의사결정을 하거나 브레인스토밍을 하거나 문재해결을 위한 회의속에서 자사만의 성공적인 의사소통법을 개발하고, 정착하고 문화를 만들어 가는 것이 간단하면서도 결코 쉬운 부분이 아닌 것 임에는 틀림이 없다.
회의를 함에 있어 기본 3가지를 다시 정리 하면 아래와 같다.
하나. 사실을 가지고 회의에 참석하고, 아이디어는 회의석상에서 핵심만 명확히
둘. 준비는 철저히 정리는 1Page로
셋. 정기 & 임시회의 횟수 및 시간, 장소, 소요시간은 명확히
의식이 깨어있는 조직을 관찰해보면 규모에 상관없이 올바르고, 효율적이며, 기업을 살리는 그런 효과적인 회의 문화를 엿볼 수 있다. 나의 시간이 소중하고 초 단위의 돈으로 환산 될 수 있듯이 다른 사람들의 시간 역시 소중한 것을 안다면, 주, 월, 분기별, 년 단위 정기적인 회의 횟수와 시간, 주재 까지 기획하고 실천하며, 피드백 해보는 습관 역시 성공하는 기업을 만드는 기본인 것이다.
표도 안 나고 돈으로 환산하기도 뭐하고, 공헌도도 높지 않다고, 인식하고 있는 일상 업무 속 회의 문화 이제는 바꿔져야 아니 진화되어져야 하지 안을까?
<Synergy Planner 이준호 마케팅전략연구소 전문위원>
자료제공 : 마케팅전략연구소